Checklist Meminta Quotation Import Door to Door: Data Apa Saja yang Perlu Disiapkan?

Sedang mempersiapkan quotation Import Door to Door untuk mengirim barang dari supplier luar negeri ke Indonesia? Sebelum meminta penawaran kepada freight forwarder, ada beberapa informasi penting yang sebaiknya Anda siapkan, mulai dari lokasi pengiriman, jenis barang, berat, volume, hingga dokumen yang tersedia.

Informasi seperti lokasi supplier, jenis barang, berat, volume, dan alamat tujuan membantu freight forwarder memahami kebutuhan pengiriman Anda. Semakin jelas data yang diberikan, semakin mudah penyedia layanan mengevaluasi pilihan pengiriman dan menyusun penawaran berdasarkan kondisi shipment yang sebenarnya.

Namun, bagaimana jika Anda belum mengetahui seluruh informasi tersebut? Apakah Anda tetap bisa meminta quotation?

Artikel ini akan membantu Anda memahami data yang perlu disiapkan, alasan setiap informasi diperlukan, serta cara menyampaikan permintaan quotation kepada freight forwarder agar kebutuhan pengiriman dapat dibahas dengan lebih jelas.

Mengapa Data Pengiriman Penting untuk Quotation Import Door to Door?

Quotation merupakan dokumen penawaran yang menjelaskan biaya dan ruang lingkup layanan berdasarkan informasi pengiriman yang diberikan oleh calon pelanggan.

Dalam layanan Import Door to Door , proses pengiriman dapat melibatkan pengambilan barang dari supplier, pengangkutan internasional melalui udara atau laut, Customs Clearance, hingga pengantaran akhir ke lokasi penerima.

Setiap tahap memiliki kebutuhan operasional yang dapat berbeda antara satu shipment dengan shipment lainnya.

Sebagai contoh, pengiriman beberapa karton dari gudang supplier akan memiliki kebutuhan penanganan yang berbeda dibandingkan pengiriman mesin industri berukuran besar. Begitu pula pengiriman menuju gudang di kawasan perkotaan dan pengiriman menuju lokasi proyek yang memerlukan pengaturan transportasi khusus.

Perbedaan jenis barang, dimensi, lokasi, dan kebutuhan pengiriman dapat memengaruhi metode penanganan serta komponen biaya yang perlu dipertimbangkan dalam quotation.

Karena itu, penyedia freight forwarding memerlukan informasi yang memadai sebelum mengevaluasi kebutuhan pengiriman Anda.

Dengan menyiapkan informasi sejak awal, Anda dapat membantu mengurangi kesalahpahaman mengenai kebutuhan shipment dan cakupan penawaran.

Checklist Data yang Perlu Disiapkan untuk Meminta Quotation Import Door to Door

Berikut sembilan kelompok informasi yang dapat Anda persiapkan sebelum meminta penawaran pengiriman.

Tidak semua informasi harus langsung tersedia. Jika terdapat data yang belum diketahui, sampaikan kondisinya secara jelas dan konfirmasikan kembali kepada supplier sebelum proses pengiriman dimulai.

1. Negara dan Lokasi Asal Barang (Origin)

Informasi pertama yang perlu disiapkan adalah lokasi barang yang akan dikirim.

Dalam freight forwarding, istilah origin mengacu pada lokasi asal pengiriman. Informasi ini membantu penyedia jasa memahami dari mana barang perlu diambil dan bagaimana pengangkutan menuju titik keberangkatan dapat direncanakan.

Anda dapat menyiapkan informasi berikut:

• Negara dan kota lokasi supplier.
• Alamat gudang atau pabrik tempat barang disimpan.
• Lokasi pickup apabila berbeda dari alamat supplier.
• Pelabuhan atau bandara keberangkatan, jika sudah diketahui.

Sebagai contoh, apabila Anda membeli barang dari supplier di Tiongkok, informasi negara asal saja belum cukup untuk menjelaskan seluruh kebutuhan pengiriman. Lokasi gudang dan titik pengambilan barang juga dapat memengaruhi perencanaan transportasi di negara asal.

Jika alamat lengkap belum tersedia, Anda dapat menyampaikan negara dan kota supplier terlebih dahulu, kemudian melengkapi informasi lokasi pickup setelah mendapat konfirmasi.

2. Lokasi Tujuan Pengiriman (Destination)

Selain mengetahui lokasi asal barang, freight forwarder juga perlu memahami ke mana barang akan dikirim setelah tiba di Indonesia.

Dalam pengiriman Door to Door, lokasi tujuan akhir menjadi bagian penting karena kebutuhan pengiriman tidak selalu berhenti ketika barang tiba di pelabuhan atau bandara.

Informasi yang sebaiknya disiapkan meliputi:

• Kota dan alamat tujuan pengiriman.
• Nama gudang, kantor, atau lokasi penerima.
• Jenis lokasi pengantaran, misalnya gudang distribusi atau kawasan industri.
• Informasi mengenai kondisi akses lokasi apabila terdapat kebutuhan penanganan khusus.

Misalnya, pengiriman menuju gudang yang memiliki fasilitas bongkar muat dapat memerlukan pengaturan berbeda dibandingkan pengiriman barang berukuran besar menuju lokasi yang akses kendaraannya terbatas.

Apabila alamat lengkap belum ditentukan, sampaikan wilayah atau kota tujuan terlebih dahulu. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai titik awal konsultasi, meskipun penawaran final mungkin masih memerlukan alamat pengantaran yang lebih spesifik.

3. Jenis Barang dan Spesifikasi Produk

Nama barang merupakan informasi dasar yang sangat penting dalam pengiriman internasional.

Namun, menyebutkan nama barang secara umum belum tentu cukup untuk mengetahui karakteristik produk, kebutuhan penanganan, dan persyaratan impornya.

Sebagai contoh, keterangan “mesin industri” belum menjelaskan fungsi mesin, material, kondisi barang, atau spesifikasi teknis yang mungkin diperlukan untuk pemeriksaan lebih lanjut.

Untuk membantu proses evaluasi, siapkan informasi seperti nama produk, fungsi atau penggunaan barang, bahan atau material utama, kondisi barang, serta katalog atau spesifikasi teknis jika tersedia.

Foto produk dan informasi dari supplier juga dapat membantu memberikan gambaran awal, tetapi tidak selalu dapat menggantikan dokumen teknis yang diperlukan untuk pemeriksaan tertentu.

Mengapa Informasi Jenis Barang Harus Jelas?

Tidak semua barang memiliki ketentuan impor dan kebutuhan penanganan yang sama.

Barang tertentu dapat dikenai ketentuan larangan dan/atau pembatasan (lartas), persyaratan perizinan, atau ketentuan teknis dari instansi terkait.

Pemenuhan ketentuan lartas yang berlaku perlu diperiksa sebelum pengiriman agar persyaratan barang dapat diketahui sejak awal. Informasi kepabeanan dapat diperiksa melalui Direktorat Jenderal Bea dan Cukai dan instansi terkait.

Oleh karena itu, jangan hanya meminta quotation berdasarkan berat dan ukuran kemasan tanpa menyampaikan jenis barang yang sebenarnya.

Jika Anda belum mengetahui apakah produk membutuhkan izin atau dokumen tambahan, sampaikan informasi produk secara lengkap agar persyaratannya dapat diperiksa melalui sumber resmi dan pihak yang berwenang.

4. Jumlah Kemasan, Berat, dan Dimensi Barang

Berat dan ukuran barang merupakan informasi utama dalam perencanaan Air Freight maupun Sea Freight.

Data ini membantu freight forwarder mengevaluasi kebutuhan ruang kargo, metode pengangkutan, serta dasar perhitungan biaya yang mungkin digunakan.

Informasi yang sebaiknya Anda minta kepada supplier meliputi jumlah kemasan, jenis kemasan, berat aktual barang beserta kemasannya, serta dimensi panjang, lebar, dan tinggi setiap kemasan.

Gunakan ukuran barang setelah dikemas untuk pengiriman, bukan hanya ukuran produk tanpa kemasannya.

Berat Aktual dan Berat Volume

Dalam pengiriman internasional, terdapat beberapa istilah yang perlu dipahami:

• Gross weight: berat aktual barang beserta kemasannya.
• Volumetric weight: berat volume yang dihitung berdasarkan dimensi kemasan dan faktor perhitungan yang berlaku pada layanan pengangkutan terkait.
• Chargeable weight: berat yang digunakan sebagai dasar penagihan sesuai metode perhitungan dan ketentuan penyedia layanan.

Pada Air Freight, berat aktual dan berat volume dapat dibandingkan untuk menentukan dasar penagihan yang berlaku.

Sementara itu, pada pengiriman laut, informasi volume dalam satuan CBM (cubic meter) dapat menjadi salah satu pertimbangan untuk pengiriman LCL, yaitu pengiriman kargo yang dikonsolidasikan bersama kargo lain dalam satu kontainer.

Rincian metode penghitungan dan ketentuan penagihan perlu dikonfirmasi berdasarkan layanan, jenis barang, dan penawaran yang diberikan.

Bagaimana Jika Barang Terdiri dari Beberapa Kemasan?

Apabila barang dikemas dalam beberapa karton dengan ukuran yang berbeda, sebaiknya minta supplier memberikan data untuk setiap ukuran kemasan.

Sebagai ilustrasi, shipment dapat terdiri dari sepuluh karton berukuran sama dan dua peti kayu dengan dimensi berbeda.

Dalam kondisi tersebut, menyampaikan satu ukuran karton saja tidak cukup untuk menggambarkan keseluruhan kargo.

Anda juga dapat meminta packing list dari supplier sebagai referensi awal untuk memeriksa jumlah kemasan, berat, dan dimensi barang.

Jika barang belum selesai diproduksi atau dikemas, sampaikan bahwa informasi berat dan ukuran masih berupa perkiraan dari supplier.

5. Nilai Barang dan Informasi Transaksi Pembelian

Nilai barang merupakan salah satu informasi yang perlu disiapkan ketika Anda berencana melakukan impor.

Informasi ini dapat diperoleh dari dokumen transaksi yang tersedia, seperti commercial invoice atau proforma invoice, sesuai tahap pembelian barang.

Data yang dapat disampaikan meliputi nilai transaksi, mata uang, jumlah barang, serta informasi mengenai syarat penyerahan yang disepakati dengan supplier.

Nilai barang membantu memberikan konteks mengenai transaksi yang mendasari pengiriman.

Namun, nilai yang tercantum pada invoice tidak otomatis sama dengan seluruh biaya pengiriman maupun nilai pabean yang digunakan untuk menghitung kewajiban impor.

Dalam proses kepabeanan, penghitungan bea masuk dan pajak yang berlaku dapat melibatkan nilai pabean, klasifikasi barang, tarif, serta ketentuan lain yang relevan.

Karena itu, jangan menganggap bahwa quotation freight forwarding dan harga pembelian barang sudah mencakup seluruh kewajiban yang mungkin timbul dalam kegiatan impor.

Jika Anda belum memiliki commercial invoice final, sampaikan dokumen transaksi sementara yang tersedia dan jelaskan statusnya kepada penyedia layanan.

6. Status Kesiapan Barang dan Rencana Waktu Pengiriman

Sebelum meminta quotation, pastikan Anda mengetahui apakah barang sudah tersedia di gudang supplier atau masih dalam proses produksi.

Informasi mengenai kesiapan barang membantu freight forwarder memahami kapan pengiriman dapat mulai direncanakan.

Anda dapat menyampaikan perkiraan tanggal barang selesai diproduksi, tanggal barang siap diambil, serta target penerimaan barang di Indonesia apabila perusahaan mempunyai kebutuhan waktu tertentu.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan mungkin membutuhkan komponen produksi sebelum periode operasional tertentu. Informasi mengenai target penerimaan barang akan membantu perusahaan dan penyedia logistik mendiskusikan pilihan moda serta rencana pengiriman yang perlu dievaluasi.

Namun, tanggal barang siap di supplier tidak selalu sama dengan tanggal keberangkatan pengiriman internasional.

Proses pickup, pengaturan booking, penyiapan dokumen, jadwal pengangkutan, pemeriksaan kepabeanan, dan pengantaran akhir merupakan tahapan yang perlu diperhitungkan sesuai kondisi shipment.

Oleh karena itu, sampaikan kebutuhan waktu Anda sejak awal, tetapi jangan menganggap estimasi jadwal sebagai jaminan kedatangan barang.

7. Incoterms atau Pembagian Tanggung Jawab dengan Supplier

Ketika membeli barang dari supplier luar negeri, Anda mungkin menemukan istilah seperti EXW, FOB, atau CIF dalam penawaran harga.

Istilah tersebut berkaitan dengan Incoterms, yaitu aturan perdagangan internasional yang digunakan untuk menjelaskan pembagian kewajiban, biaya, dan risiko antara penjual dan pembeli dalam pengiriman barang.

Menurut International Chamber of Commerce (ICC) , pemilihan aturan Incoterms memengaruhi pembagian tanggung jawab terkait pengangkutan, pengiriman, biaya, risiko, dan formalitas kepabeanan antara kedua pihak.

Sebagai gambaran umum:

• EXW (Ex Works): penjual menyediakan barang di tempat penyerahan yang disepakati. Pembeli mempunyai tanggung jawab yang luas untuk mengatur pengangkutan dan kewajiban lain sesuai aturan tersebut.
• FOB (Free On Board): digunakan untuk pengangkutan laut atau perairan pedalaman. Penjual menyerahkan barang di atas kapal pada pelabuhan pengapalan yang disepakati, dengan pembagian biaya dan risiko mengikuti ketentuan FOB.
• CIF (Cost, Insurance and Freight): penjual mengatur dan membayar pengangkutan serta asuransi sesuai ketentuan CIF sampai pelabuhan tujuan yang disebutkan. Namun, hal tersebut tidak berarti seluruh biaya, risiko, dan kewajiban impor sampai gudang pembeli menjadi tanggung jawab penjual.

Ketentuan rinci harus dilihat berdasarkan Incoterms yang digunakan, lokasi penyerahan yang disepakati, dan perjanjian transaksi.

Sebelum meminta quotation Import Door to Door, sampaikan syarat penyerahan barang yang tercantum dalam kesepakatan pembelian Anda.

Jika supplier belum memberikan informasi tersebut, mintalah penjelasan mengenai pihak yang bertanggung jawab mengatur pengangkutan dari gudang, proses ekspor di negara asal, serta pengiriman internasional.

Dengan demikian, Anda dapat menghindari kesalahpahaman mengenai bagian pengiriman yang sudah ditangani supplier dan bagian yang masih perlu dimasukkan ke dalam penawaran freight forwarding.

8. Dokumen dan Informasi Perizinan yang Tersedia

Anda tidak harus sudah memiliki seluruh dokumen pengiriman ketika pertama kali meminta quotation.

Namun, mengetahui dokumen apa saja yang sudah tersedia akan membantu proses konsultasi dan identifikasi informasi yang masih perlu disiapkan.

Beberapa dokumen yang dapat ditanyakan kepada supplier antara lain:

• Commercial invoice: dokumen komersial yang memuat informasi transaksi barang.
• Packing list: dokumen yang menjelaskan rincian barang dan kemasan dalam shipment.
• Katalog atau specification sheet: informasi teknis yang membantu menjelaskan identitas, karakteristik, dan penggunaan produk.
• Dokumen pengangkutan: Air Waybill (AWB) atau Bill of Lading (B/L), sesuai moda pengiriman dan tahap pelaksanaan shipment.
• Dokumen perizinan atau dokumen pendukung lain: disiapkan apabila diperlukan berdasarkan jenis barang, transaksi, dan ketentuan impor yang berlaku.

Perlu dipahami bahwa dokumen pengangkutan seperti AWB atau B/L umumnya berkaitan dengan proses pengangkutan yang telah diatur.

Dokumen tersebut bukan persyaratan yang harus sudah dimiliki calon pelanggan saat pertama kali meminta penawaran.

Jika Anda masih berada pada tahap pembelian, sampaikan dokumen yang sudah diberikan supplier beserta informasi yang belum tersedia.

Untuk barang yang terkena ketentuan lartas, periksa persyaratan melalui Indonesia National Single Window (INSW) dan sumber resmi instansi terkait sebelum barang dikirim.

Pemenuhan ketentuan tersebut tidak dapat digantikan hanya dengan menggunakan layanan freight forwarding.

Untuk penjelasan lebih lanjut mengenai dokumen yang umum digunakan dalam proses impor, baca juga panduan Nayoga tentang dokumen yang perlu disiapkan sebelum impor .

9. Moda Pengiriman dan Ruang Lingkup Layanan yang Dibutuhkan

Setelah informasi barang dan rute tersedia, langkah berikutnya adalah menjelaskan kebutuhan layanan yang Anda harapkan.

Apakah Anda ingin barang dikirim melalui udara atau laut? Apakah freight forwarder perlu mengoordinasikan pickup dari supplier? Apakah Anda juga memerlukan bantuan Customs Clearance dan pengantaran akhir menuju gudang?

Informasi tersebut penting karena istilah Door to Door perlu dipahami berdasarkan ruang lingkup layanan yang benar-benar tercantum dalam penawaran.

Jika Anda belum mengetahui pilihan moda yang sesuai, sampaikan jenis barang, berat, volume, lokasi, dan kebutuhan waktu pengiriman.

Informasi tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk mendiskusikan pilihan Air Freight atau Sea Freight.

Anda juga dapat membaca artikel Air Freight atau Sea Freight: mana yang lebih sesuai? untuk memahami pertimbangan awal dalam memilih moda pengiriman.

Untuk pengiriman laut, kebutuhan FCL atau LCL juga dapat dibahas berdasarkan karakteristik shipment dan pilihan layanan yang tersedia.

Gunakan checklist ini sebagai panduan persiapan, bukan sebagai persyaratan mutlak untuk memulai konsultasi. Informasi yang belum diketahui dapat disampaikan kepada freight forwarder untuk dibahas lebih lanjut.

Contoh Format Permintaan Quotation kepada Freight Forwarder

Setelah mengetahui informasi yang diperlukan, Anda dapat menyusun permintaan quotation dalam format singkat agar penyedia layanan lebih mudah memahami kebutuhan shipment Anda.

Berikut contoh pesan yang dapat digunakan sebagai referensi. Seluruh informasi dalam contoh ini bersifat ilustratif dan bukan data pengiriman pelanggan Nayoga.

Anda tidak harus menggunakan format yang sama persis.

Apabila baru mengetahui nama barang, negara asal, serta kota tujuan pengiriman, Anda tetap dapat menyampaikan informasi tersebut sebagai permintaan konsultasi awal.

Namun, jelaskan bahwa sebagian data masih berupa perkiraan atau belum tersedia agar tidak dianggap sebagai informasi final untuk penyusunan quotation.

Untuk barang yang memerlukan penanganan atau perizinan khusus, penyedia layanan mungkin membutuhkan data teknis maupun dokumen tambahan sebelum dapat menentukan pilihan pengiriman yang sesuai.

Apa yang Perlu Diperiksa dalam Quotation Import Door to Door?

Setelah memperoleh quotation, jangan hanya membandingkan angka biaya yang tercantum pada penawaran.

Periksa juga layanan apa saja yang termasuk, informasi apa yang menjadi dasar perhitungan, serta kondisi yang dapat menyebabkan penawaran perlu diperbarui.

Berikut beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan.

Cakupan Pengambilan dan Pengantaran Barang

Pastikan apakah penawaran mencakup pickup di alamat supplier yang Anda berikan dan pengantaran sampai lokasi penerima di Indonesia.

Konfirmasikan pula apakah terdapat kebutuhan penanganan khusus pada titik pickup maupun lokasi tujuan yang belum tercakup dalam penawaran.

Moda Pengiriman dan Dasar Perhitungan Biaya

Periksa apakah quotation menggunakan Air Freight atau Sea Freight.

Untuk pengiriman udara, pahami dasar berat yang digunakan dalam perhitungan. Untuk pengiriman laut, periksa apakah penawaran menggunakan metode pengiriman FCL atau LCL sesuai kebutuhan shipment.

Jika data berat atau dimensi masih sementara, tanyakan bagaimana perubahan data final dapat memengaruhi quotation.

Komponen Biaya yang Termasuk dan Belum Termasuk

Minta penjelasan mengenai cakupan biaya pickup, freight internasional, Customs Clearance, biaya di pelabuhan atau bandara, final delivery, serta komponen lain yang relevan.

Pastikan pula bagaimana bea masuk, pajak impor, asuransi, dan biaya tambahan yang mungkin timbul diperlakukan dalam penawaran.

Jangan menganggap istilah all-in memiliki cakupan yang identik pada setiap penyedia layanan. Dasar perhitungan, pengecualian, dan persyaratan yang berlaku tetap perlu dipahami.

Masa Berlaku Penawaran dan Rencana Jadwal

Quotation dapat memiliki masa berlaku tertentu sesuai kondisi penawaran dari penyedia layanan.

Periksa sampai kapan penawaran dapat digunakan dan apakah terdapat informasi yang masih perlu dikonfirmasi, misalnya jadwal pengangkutan atau kesiapan barang dari supplier.

Jika perusahaan Anda mempunyai target penerimaan barang, diskusikan jadwal pengiriman berdasarkan kebutuhan tersebut.

Dokumen dan Persyaratan yang Masih Perlu Dipenuhi

Pastikan apakah informasi barang sudah cukup untuk mengevaluasi kebutuhan pengiriman dan apakah terdapat dokumen tambahan yang perlu diperiksa sebelum shipment.

Jika produk mempunyai persyaratan impor khusus, penyelesaian perizinan dan kewajiban yang berlaku perlu dipastikan melalui proses yang sesuai.

Quotation pengiriman tidak otomatis merupakan persetujuan bahwa suatu barang dapat diimpor atau dikeluarkan dari kawasan pabean.

Pertanyaan yang Sering Diajukan Sebelum Meminta Quotation

Apakah Saya Bisa Meminta Quotation Jika Barang Belum Siap Dikirim?

Anda dapat memulai konsultasi saat barang masih berada dalam proses produksi atau ketika pembelian dengan supplier masih direncanakan.

Sampaikan perkiraan tanggal kesiapan barang dan informasi shipment yang sudah tersedia.

Penawaran yang diberikan pada tahap awal mungkin masih memerlukan penyesuaian berdasarkan data final, ketersediaan layanan, dan kondisi pengiriman pada saat booking dilakukan.

Bagaimana Jika Saya Belum Mengetahui Berat dan Dimensi Barang?

Mintalah informasi berat dan dimensi kemasan kepada supplier. Jika barang belum dikemas, Anda dapat meminta perkiraan berdasarkan rencana pengemasan yang akan digunakan.

Sampaikan kepada freight forwarder bahwa informasi tersebut belum final.

Berat dan dimensi kemasan yang sebenarnya sebaiknya dikonfirmasi sebelum penawaran final atau pengaturan pengiriman dilakukan, karena perbedaannya dapat memengaruhi kebutuhan penanganan dan dasar perhitungan biaya.

Apakah Saya Harus Memilih Air Freight atau Sea Freight Sebelum Meminta Quotation?

Tidak harus menentukan pilihan sejak awal.

Anda dapat menjelaskan jenis barang, berat, volume, lokasi asal dan tujuan, serta target kebutuhan penerimaan barang.

Informasi tersebut dapat menjadi dasar diskusi mengenai pilihan moda yang sesuai dengan kebutuhan shipment.

Perlu dipahami bahwa pemilihan moda juga bergantung pada karakteristik barang, persyaratan penanganan, ketersediaan layanan, jadwal, dan kondisi operasional yang berlaku.

Apakah Harga Barang dari Supplier Sudah Termasuk Seluruh Biaya Pengiriman dan Impor?

Belum tentu.

Harga barang yang diberikan supplier perlu dipahami berdasarkan syarat penjualan dan pembagian tanggung jawab yang disepakati.

Sebagai contoh, suatu penawaran pembelian dapat mencakup pengangkutan internasional sampai titik tertentu, tetapi belum mencakup Customs Clearance, kewajiban impor, dan pengantaran akhir ke lokasi penerima.

Oleh karena itu, periksa Incoterms, dokumen transaksi, serta rincian cakupan biaya dari supplier sebelum meminta quotation pengiriman.

Dengan informasi tersebut, Anda dapat menjelaskan bagian layanan yang masih dibutuhkan kepada freight forwarder dan mengurangi risiko kesalahpahaman mengenai biaya maupun tanggung jawab masing-masing pihak.

Kesimpulan: Siapkan Informasi Shipment Sebelum Meminta Penawaran

Meminta quotation Import Door to Door merupakan salah satu langkah awal dalam merencanakan pengiriman barang dari supplier luar negeri menuju Indonesia.

Agar kebutuhan pengiriman dapat dievaluasi dengan lebih jelas, siapkan informasi mengenai origin, destination, jenis barang, jumlah kemasan, berat, dimensi, nilai barang, kesiapan shipment, dan dokumen yang tersedia.

Informasi mengenai Incoterms, preferensi moda transportasi, serta cakupan layanan yang Anda butuhkan juga dapat membantu memperjelas permintaan penawaran.

Tidak semua informasi harus langsung tersedia ketika Anda memulai konsultasi. Namun, penting untuk membedakan data yang sudah dikonfirmasi dengan data yang masih berupa perkiraan.

Sebelum menyetujui quotation, pastikan Anda memahami ruang lingkup layanan, komponen biaya, persyaratan dokumen, dan hal-hal yang masih memerlukan pemeriksaan lebih lanjut.

Dengan persiapan tersebut, Anda dapat mendiskusikan kebutuhan pengiriman bersama freight forwarder secara lebih terarah.